Hochzeitsplanung | Die besten Tipps für die Locationbesichtigung

Euer «wann» steht fest. Super! Es fehlt also noch das «wo». Los geht’s. Folgende Punkte solltet ihr euch bereits überlegt haben. Wird’s ein Bauernhof oder Schloss? Klassisch in einem Festsaal oder eher extravagant in einem Zoo? Wieviele Gäste sind geladen? Wie gross ist euer Budget? Ist unser Wunschdatum verfügbar? Wie weit ist es zum Zivilstandsamt / Kirche? Kontaktiert eure Lieblingslocations und vereinbart Termine zur Besichtigung. Meine Tipps wie ihr die richtige Locations findet ihr hier zusammengefasst:

Lasst euch Zeit auch bei der Anreise. Eventuell müsst ihr weiter weg parkieren oder im Haus selber nach der richtigen Ansprechperson suchen und ein paar Schritte gehen. Seid entspannt, macht Fotos und lasst das Ganze auf euch wirken. Seid vorbereitet: das heisst, bringt eure Fragen mit, macht Notizen und lasst euch Fotos von vorherigen Festen zeigen.

Das wichtigste bei der Planung für den Hochzeitsplaner: die Schlecht-Wetter-Variante. Es sollte immer einen Plan B geben. Bietet die Lokalität eine (schöne) Möglichkeit bei Regen den Apéro innen durchzuführen?

Gibt es ein Cateringservice oder gehört ein Restaurant dazu? Was ist möglich? Buffet oder Menü? Vegetarisch oder gar vegan? Was würde dies im Durschnitt pro Gast kosten? Meine Empfehlung: eine coole, kleine Bar für die Nachteulen, die nicht in’s Bett wollen und mit Freunden noch zusammen sitzen wollen – quasi auf einen Absacker noch bleiben. Wenn ihr viele Kinder habt, ist ein Spielzimmer ein absolutes Highlight. Jedes Elternpaar bringt etwas mit und schon haben die Kinder Gelegenheit etwas zu toben ohne die Erwachsenen zu stören.

Nach dem Essen wird das Tanzbein geschwungen. Allerding will keiner, dass um 22 Uhr das Licht angeht und die Musik abgestellt wird. Bis wieviel Uhr darf gefeiert werden mit welcher Lautstärke? Wird sogar eine Verlängerung angeboten? Hätte eine Band oder ein DJ plus Tanzfläche Platz? Ist ein gewisser Technikstandard vorhanden oder muss alles mitgebracht werden?

Hier geht den meisten Bräuten das Herz auf: die Dekoration.

Manche Lokalitäten bieten eine «Standard-Tisch-Deko» an, haben silbernen Kerzenständer in verschiedenen Grössen in petto, genügend Teelichter und Kerzen parat. Unbedingt nachfragen. Wenn das hübsch ist und euch gefällt, ist dieser Aufwand schon inkludiert? Wenn ihr umfangreich dekorieren wollt, müsst ihr nachfragen, ab wieviel der Raum zur Verfügung steht (Stichwort: wer dekoriert und bauz am Tag danach wieder ab?). Abzuklären wäre auch, ob ihr euren eigenen Floristen mitbringen dürft oder auf den Floristen des Hauses zurückgreifen müsst. Was ist mit der Beleuchtung? Gibt es nur AN und AUS oder sogar etwas stimmungsvollere Beleuchtung? Oh, da fällt mit grad ein: Fackeln oder ein brennendes Herz als Programmpunkt am Abend. Bietet die Lokalität die Grundlagen dafür?

Die Suche nach einem Parkplatz ist meistens lästig. Kennt ihr, oder? Schaut euch während der Besichtigung um, ob und wo genügend Parkplätze vorhanden sind. Ja, auch für die Oma, die vorgefahren wird. Der Automat lässt sich nur mit Münzen füttern? Diese Info gehört unbedingt auf die Einladung, damit man Ärger bei den Gästen vermeiden kann. Schwer zu finden? Macht eine Skizze für die Einladungen. Wie kommen die anderen Dienstleister hin mit ihren grösseren Autos oder Transportern? Gibt es einen grösseren Warenlift für Mobiliar, was natürlich ganz oben benötigt wird? Darf man das Auto zum Ent- und Beladen vor dem Eingang stehen lassen?

Ältere Personen freuen sich, wenn alles ebenerdig ist oder ein Lift vorhanden ist. Achtet auf Stolpermöglichkeiten (Stichwort: Teppich, Terrasse).

Exklusivität – klaro, will man die einzige Braut sein – weit und breit. Allerdings kann es sein, dass an einem Wochenende mehrere Hochzeiten (gleichzeitig) stattfinden, da es DIE Locations in der Umgebung ist. Wäre doch blöd, wenn sich die Gesellschaften in die Quere kommen.

Ist eine Reinigungspauschale in der Offerte inkludiert oder muss die Mama putzen? So schön feiern auch ist, wer räumt hinterher alles auf? Der Tag danach sollte für euch und eure Gäste entspannt und genauso schön sein. Habt ihr euch die Hausregeln durchgelesen?

Empfehlungsliste der Lokalität: dies macht sicher Sinn, denn diese Personen kennen die Räume, Technik, Personal und sind meistens aus der Umgebung. Daher entfallen lange Anreisekosten. Wie zwingend ist diese? Habt ihr freie Wahl bei der Auswahl der Dienstleister, die vor Ort sein werden?

In deiner Vorstellung sitzt ihr alle vereint an einer langen Tafel. Die Lokalität bietet nur runde Tische an. Autsch! Mietmobiliar ist mit extra Kosten und Aufwand verbunden. Die Stühle sind benutzt, der Bezug hat eindeutig Risse und die Tische wackeln? Klärt ab, ob die Lokalität passende Stuhlhussen anbietet sowie Tischdecken. Für den Apéro bieten sich Stehtische an. Sind diese ebenfalls in Ordnung, hübsch und mit Husse parat?

Was sind die Stornobedingungen? Ich wünsche es niemanden, es kann allerdings vorkommen: das Hochzeitsfest muss abgesagt werden.  Wie lauten die AGBs? Zumindest mit der Ansprechperson vor Ort sollte dies angesprochen werden. Je früher diese Frage geklärt ist, umso besser. So weisst du im Fall was auf dich zukommt.

Mein abschliessender Tipp:

Bleibt zu zweit noch eine Weile sitzen, geniesst noch einen Kaffee vor Ort. Besprecht eure Gedanken, Bedenken, dreht eine Runde um’s Haus. Macht eine Liste mit Vor- und Nachteilen und schlaft eine Nacht drüber. Kommt wieder für ein Probeessen. Was sagt das Bauchgefühl? Kalkuliert die Kosten grosszügig, so dass ihr keine bösen Überraschungen erlebt.

Einige gute Orte habt ihr nun besucht. Vergleicht eure Listen miteinander und macht eine Favoritenliste. Als letztes steht an, die Offerte zu unterschreiben und schon habt ihr einen tollen Ort für eure Hochzeitsfeier gesichert.

Etwas fällt mir dazu noch ein: auch wenn ihr noch so früh dran wart mit reservieren, ist es schon vorgekommen, dass Lokalitäten in der Zwischenzeit schliessen – sei es aus finanziellen Gründen oder wegen anstehenden Renovationen. Leider kann daher euer Hochzeitsfest dort nicht mehr stattfinden. Keine Panik. Habt ihr die Favoristenliste noch zur Hand?

  • Wenn ihr nicht aus der Region oder aus dem Land seid, bucht einen Hochzeitsplaner. Dank seines Netzwerks sollte dieser eine passende Lösung für euch finden – auch wenn ihr dabei Kompromisse machen müsst.
  • Woran erinnern sich die Gäste anschliessend am besten? An die Stimmung und das Essen.

Also, halb so schlimm. Vielleicht war es hinterher ein Glücksgriff.

Herzlichst

Eure Anna

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